av Bjørn Ingvaldsen
At ting, i dette tilfelle dokumenter, stikker seg bort i haugen av datafiler er et velkjent problem for alle som har lagret noe til seinere bruk.
I Word kan man, når et dokument skal lagres, legge inn søkeord som gjør det lettere å finne tilbake til det. I tillegg til at man gir dokumentet et navn kan man hente opp et vindu hvor emne kan skrives inn. Det er også mulig å skrive inn hvem som er forfatter av dokumentet, ikke minst nyttig om flere deler sammen datamaskin. Det er også et felt for kategori, et for emne og ikke minst et for stikkord. Der kan man legge inn viktige søkebegrep, for eksempel ”kronikk, avis, Dagbladet”. Når man seinere vil forsøke å leite seg fram til dette dokumentet kan man søke på ”Dagbladet kronikk” og få treff på alle dokumenter som har disse søkebegrepene lagret. Er man riktig smart bestemmer man seg for et knippe søkebegrep og er konsekvent i bruken av dem.
Det er også mulig å legge inn egendefinerte felt i vinduet
Dette vinduet heter «Dokumentegenskaper». For å få det frem hver gang man skal lagre må man først velge «Verktøy», så «Alternativer» og «Lagre» før man krysser av
for «Spør etter dokumentegenskaper». Deretter vil vinduet komme frem hver gang man vil lagre et nytt dokument. Vil man seinere endre noe i dette vinduet velger man «Fil» og
«Egenskaper».