På bakgrunn av risikoen knyttet til koronaviruset har styret i NBU besluttet å kansellere det fysiske årsmøtet 28. mars og gjennomføre årsmøtet digitalt, dog med en avgrenset agenda.
Vi vil kun behandle regnskap 2019 og budsjett 2020 samt valg av styremedlemmer, vara til det litterære rådet, valgkomité og revisor. Årsmelding må også godkjennes digitalt. Det er nødvendig å vedta disse sakene for å kunne godkjenne og utbetale 2020-stipendene og drive foreningen videre med fulltallig styre, råd og valgkomité.
De andre sakene på agendaen utsettes til vi kan gjennomføre et fysisk årsmøte.
Vi har ingen regler i vedtektene om å avholde årsmøte uten fysisk oppmøte, men gjennomføring av møtet uten fysisk fremmøte er eksempelvis regulert i lov om aksjeselskaper.
Digitalt stemmeskjema
I løpet av neste uke vil alle som har meldt seg på årsmøtet 2020, få en lenke til et digitalt stemmeskjema der det er mulig å godkjenne/ikke godkjenne årsmelding, regnskap 2019 og budsjett 2020 samt stemme ja eller nei i valg. Det vil også være mulig å stemme avholdende.
I anledning den ekstraordinære situasjonen utsetter vi påmeldingsfristen til årsmøtet til mandag 16. mars. Dette gjøres for at alle medlemmer som ønsker å avgi stemme digitalt, har anledning til å melde seg.
Stemmer må avgis innen 28. mars.
Vi håper på forståelse og velvillighet i denne situasjonen, og at de helsemessige forholdene stabiliserer seg, slik at vi kan avholde et ekstraordinært årsmøte i løpet av året og behandle de resterende sakene da.
Årsmelding og årsmøtepapirer sendes ut fredag 13. mars.
Ta gjerne kontakt med sekretariatet dersom du har spørsmål.