Personvernerklæring for NBU

I. BEHANDLINGSANSVARLIG

Daglig leder er på vegne av Norske Barne- og Ungdomsbokforfattere (NBU) behandlingsansvarlig for virksomhetenes behandling av personopplysninger.

II. PERSONOPPLYSNINGER SOM LAGRES

Vi lagrer følgende personopplysninger om:

1. Ansatte, tillitsvalgte og søkere til stillinger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer og kontonummer.
2. Medlemmer: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, organisasjons-nummer, kjønn, fagkategori, betalingshistorikk, innmeldings- og utmeldingsdato og dødsdato. Registrering i medlemsregisteret på nett er frivillig.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, organisasjonsnummer og kontonummer.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Navn, tittel, arbeidssted, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

III. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Formålet med behandlingen av personopplysningene er følgende:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Oppfylle arbeidsavtale og rettslige forpliktelser som arbeidsgiver.
2. Medlemmer: Oppfylle avtale om medlemskap, samt utsendelse av nyhetsbrev, tidsskrift og invitasjoner.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Oppfylle avtale om utbetaling av stipend, prispenger og honorar. Reisegodtgjørelse.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Markedsføring og invitasjoner.

IV. GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er følgende:

Pkt. 1–3: Oppfyllelse av avtale (personvernforordningen/GDPR artikkel Art 6 (b)) og rettslig forpliktelse (Art 6 (c), 6 (f) og 9 (d)).

Pkt. 4: Oppfyllelse av avtale (Art 6 (b), 6 (f) og 9 (d)) og Samtykke (Art 6 (a)). Våre kontakter kan når som helst takke nei til å motta informasjon fra oss.

V. INNHENTING AV PERSONOPPLYSNINGER

NBU innhenter ikke informasjon fra informasjonskapsler/cookies på våre nettsider.

Personopplysningene er hentet fra:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Personopplysninger som er gitt til våre ansatte i forbindelse med ansettelsesforhold eller verv som tillitsvalgte.
2. Medlemmer: Personopplysninger som medlemmer har registrert i NBUs søknadsportal og/eller gitt til våre ansatte i forbindelse med medlemskap.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Personopplysninger som søkere har registrert i NBUs søknadsportal og/eller gitt til våre ansatte i forbindelse med mottak av og/eller søknad om av stipend eller pris, samt deltakelse i prosjekt.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Personopplysninger som er gitt ved inngåelse av samarbeidsavtale eller liknende inngåelse av formelt eller uformelt samarbeid.

VI. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Våre samarbeidspartnere for regnskap, forsikring, pensjon og datatjenester (server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
2. Medlemmer: Våre samarbeidspartnere for medlemsdatabasen, webutvikling, forsikring, tidsskrift-, leseeksemplardistribusjon og nyhetsbrev/e-postutsendelser.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Fondsstyre (NFOF) , samarbeidspartnere for webutvikling og stipend-/prisutbetaling, samt til NAV og skattemyndighetene.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Våre samarbeidspartnere for utsendelse av nyhetsbrev/epostutsendelser, webutvikler.

VII. SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare, vil lagres i inntil fem år, i henhold til de til enhver tid gjeldende krav som følger av loven.

1. Ansatte og tillitsvalgte: Personopplysninger om ansatte og tidligere ansatte oppbevares i fysisk og digitalt arkiv og slettes på forespørsel. For tillitsvalgte, se under pkt. 2 medlemmer.
2. Medlemmer: Personopplysninger for utmeldte og døde medlemmer oppbevares i digitalt arkiv for historiske formål og slettes på forespørsel.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil fem år, i henhold til lovens krav. Stipendsøkere benytter NBUs egen søkerportal. NBU sletter søknader etter tre år.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Slettes på forespørsel av NBU eller så snart formålet med behandlingen er oppnådd.

VIII. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

IX. INFORMASJONSSIKKERHET

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

X. KONTAKTINFORMASJON

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:

E-post:leder@nbuforfattere.no

Post: Norske Barne- og Ungdomsbokforfattere, Postboks 1898 Vika, 0124 Oslo